Werknemer regelt carpoolen met eigen auto
Carpoolen jouw medewerkers zelf en rijden ze in hun eigen auto? Dan mag je elke deelnemer (dus zowel de bestuurder als de meerijders) een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 0,23 per kilometer voor hun eigen woon-werkafstand.
Heb je meerijders met een auto van de zaak? Ook dan mag je hen een vergoeding geven van € 0,23 per kilometer voor de afstand die ze niet met hun eigen zakelijke auto rijden.
Let op
hoe ze die vergoeding onderling verdelen, maakt fiscaal niet uit. Dat is dus aan hen om dit te regelen, daar hoef je niets mee te doen als werkgever.
Werkgever regelt carpoolen met eigen auto
Als jij als werkgever het carpoolen organiseert en medewerkers gebruiken hun eigen auto, mag je alleen de bestuurder een vergoeding geven. Die € 0,23 per kilometer geldt dan ook voor de omrijkilometers die nodig zijn om collega’s op te halen.
De meerijders krijgen in dit geval géén belastingvrije vergoeding.
Carpoolen met een auto van de zaak
Rijden je werknemers in een auto van de zaak en regelen ze het carpoolen zelf? Dan mag je de meerijders een belastingvrije vergoeding geven van € 0,23 per kilometer voor hun woon-werkverkeer.
Organiseer jij als werkgever het carpoolen in een auto van de zaak? Dan geldt er geen belastingvrije vergoeding – voor niemand.
Wat bedoelen we met ‘organiseren’?
Je organiseert het carpoolen pas als je een verplichting oplegt. Alleen peilen of medewerkers willen carpoolen, of ze vragen hun planning aan jou door te geven, valt daar dus niet onder. Dat is geen ‘vervoer door de werkgever’ in fiscale zin.
Tot slot: wil je méér vergoeden?
Wil je je medewerkers toch een hogere vergoeding geven? Dan kun je deze aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte. Denk wel aan de gebruikelijkheidstoets en aan de mogelijke 80% eindheffing bij overschrijding van je vrije ruimte.
Meer weten?
Ben je benieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent of wil je advies over een vergoedingsregeling die bij jullie past? Neem dan gerust contact op met één van onze adviseurs. We denken graag met je mee.
